Email dengan Domain Sendiri: Kenapa Penting dan Bagaimana Memulainya

Masih banyak usaha yang mengirim penawaran dari alamat email gratisan. Secara fungsi memang bisa, tetapi bagi calon klien, email dari domain perusahaan sendiri, misalnya sales@namaperusahaan.com, langsung terlihat lebih profesional dan lebih bisa dipercaya.

Kenapa perlu email domain sendiri?

1. Membangun kepercayaan

Alamat email adalah salah satu hal pertama yang dilihat calon klien. Domain perusahaan menunjukkan bahwa bisnis Anda serius dan terdaftar, sekaligus memudahkan orang membedakan email asli dari penipuan yang mengatasnamakan perusahaan Anda.

2. Data tetap milik perusahaan

Jika karyawan memakai email pribadi untuk urusan kantor, korespondensi dengan klien ikut pergi saat ia keluar. Dengan email perusahaan, akun dikelola admin: saat ada karyawan yang keluar, akunnya bisa dinonaktifkan dan emailnya dialihkan ke penggantinya.

3. Lebih aman dan terkendali

Layanan email bisnis menyediakan pengaturan keamanan terpusat, seperti verifikasi dua langkah, penyaringan spam dan phishing, serta kebijakan kata sandi.

Komponen yang perlu disiapkan

• Nama domain, misalnya namaperusahaan.com atau namaperusahaan.co.id.
• Layanan email bisnis, misalnya Microsoft 365 (Exchange Online), yang menyediakan kotak surat untuk setiap pengguna.
• Pengaturan DNS di tempat domain dikelola, agar email terkirim dan diterima dengan benar.

Empat pengaturan DNS yang sering terlupa

Bagian ini sering diabaikan, padahal menentukan apakah email Anda masuk ke kotak masuk penerima atau justru ke folder spam.

1. MX: memberi tahu dunia ke server mana email untuk domain Anda harus dikirim.
2. SPF: daftar server yang diizinkan mengirim email atas nama domain Anda.
3. DKIM: tanda tangan digital yang membuktikan email benar-benar dikirim dari domain Anda dan tidak diubah di tengah jalan.
4. DMARC: aturan bagi server penerima tentang apa yang harus dilakukan jika email gagal lolos SPF atau DKIM, sekaligus mengirim laporan ke Anda.

Langkah memulai

1. Pastikan domain terdaftar atas nama perusahaan dan Anda memegang akses pengelolaannya.
2. Tentukan daftar pengguna dan alamat bersama (misalnya info@, sales@, finance@).
3. Pilih layanan email bisnis dan jumlah lisensi yang dibutuhkan.
4. Atur DNS: MX, SPF, DKIM, dan DMARC.
5. Pindahkan email lama jika diperlukan, lalu uji kirim dan terima ke beberapa layanan email.
6. Aktifkan verifikasi dua langkah dan latih pengguna mengenali email phishing.

Kesalahan yang sering terjadi

• Domain didaftarkan atas nama pribadi vendor atau mantan karyawan, sehingga perusahaan kesulitan mengaksesnya.
• Mengubah MX tanpa rencana, sehingga ada email yang hilang selama masa peralihan.
• Memakai satu akun bersama untuk banyak orang dengan kata sandi yang sama.
• Tidak ada yang tahu siapa admin dan di mana kata sandi admin disimpan.